Comment comparer deux fichiers Excel ?

On vous a donné des fichiers Excel qui représentent les variations de certaines données dans certaines situations ou périodes de temps, et vous devez les analyser : Cette opération pourrait être complexe et longue, si vous pensez devoir examiner les données cellule par cellule, mais heureusement vous ne devez pas nécessairement le faire.

Dans le guide d’aujourd’hui, on va vous montrer comment comparer deux fichiers Excel avec quelques conseils qui vous aideront à atteindre facilement votre objectif.

On vous montrera comment placer deux classeurs côte à côte afin de pouvoir comparer les données manuellement (ce que vous ne devriez faire que si vous avez très peu de données dans une structure simple), puis on vous montrera un processus qui vous permettra d’utiliser un module complémentaire de Microsoft Excel pour analyser les données dans deux feuilles de calcul afin de pouvoir visualiser et exporter uniquement les différences entre les deux fichiers en quelques clics.

Alors ne perdez plus de temps précieux !

Ce que vous devez faire, c’est simplement consacrer quelques minutes de votre temps libre à la lecture des procédures qu’on va vous montrer dans les prochains chapitres.

À la fin de cette lecture, vous aurez appris à comparer deux fichiers Excel afin d’accélérer votre travail.

Mise en place de deux feuilles de travail

La façon la plus simple de comparer deux feuilles de calcul Excel est de mettre les fenêtres du programme côte à côte afin de pouvoir analyser visuellement les données des deux documents.

Évidemment, cette procédure ne peut être utile que dans le cas où vous avez des fichiers Excel avec peu de données.

Si vous devez analyser des classeurs contenant peu de données, ouvrez d’abord les deux fichiers Excel, puis allez à l’écran de l’un d’entre eux dans Excel.

À ce stade, cliquez sur l’onglet Vue et appuyez sur le bouton Tuile, situé dans la section Fenêtre.

Ce faisant, les deux fichiers Excel seront disposés côte à côte sur l’écran, de sorte que vous pourrez comparer les données que vous avez saisies.

Si les fichiers ne tiennent pas l’un à côté de l’autre, cliquez sur le bouton Tout arranger, situé dans la section Fenêtre de l’onglet Affichage.

Dans la boîte qui apparaît, sélectionnez l’option Tile et cliquez sur le bouton OK.

Par défaut, le défilement synchrone est également activé : Si vous faites défiler une feuille de calcul, la même opération sera automatiquement effectuée sur l’autre feuille de calcul, côte à côte. Vous pouvez donc comparer des fichiers sans jamais perdre de vue les données que vous faites défiler sur les deux classeurs.

En utilisant le bouton “Arrange All”, la vue de l’arrangement de la fenêtre peut être changée en vue horizontale, au cas où la vue verticale côte à côte ne serait pas pratique pour effectuer ce travail de comparaison.

Si, par contre, les fichiers Excel à comparer contiennent beaucoup de données, la solution indiquée dans les lignes précédentes peut être longue et inefficace, car elle est sujette à des erreurs.

Dans ce cas, on vous suggère de lire les conseils du chapitre suivant de ce tutoriel, qui peuvent vous aider même dans cette situation plus complexe.

Mode de comparaison de fichiers

Dans Microsoft Excel, il existe une fonction appelée “Comparer les fichiers” qui vous permet de comparer les données de deux feuilles de calcul dont la structure est similaire, mais dont les données sont partiellement ou totalement différentes.

Dans les prochaines lignes, on vous montrerai comment l’activer et comment l’utiliser au mieux.

Activer le module complémentaire

Le mode de comparaison de fichiers peut ne pas être activé par défaut dans Microsoft Excel.

Dans ce cas, vous devez l’activer en allant dans les paramètres du logiciel et en activant un module complémentaire préinstallé.

Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Fichier Excel et, dans l’écran qui s’affiche, sélectionnez Options dans la barre latérale de gauche.

Si vous avez fait cela correctement, vous verrez apparaître un panneau dans lequel vous pouvez sélectionner l’onglet Add-ons sur la gauche.

Maintenant, à droite, vous verrez un tableau avec tous les modules complémentaires actuellement activés sur Microsoft Excel.

Parmi eux, assurez-vous que l’élément Inquire est présent, montrant que l’add-on est déjà actif.

Sinon, allez dans la zone inférieure et cliquez sur le menu déroulant à côté de l’intitulé Gérer. Sélectionnez ensuite l’élément COM Add-ons et cliquez sur le bouton Go.

Dans la boîte qui apparaît à l’écran, cochez l’élément Enquêter et cliquez sur le bouton OK.

Avec la procédure que vous venez d’effectuer, vous aurez activé un nouvel onglet dans la barre d’outils de Microsoft Excel, appelé Enquête. Avant d’accéder à cet onglet, assurez-vous que les fichiers que vous souhaitez comparer sont tous deux ouverts dans Microsoft Excel.

Comparer deux fichiers

Maintenant que vous avez activé le module complémentaire, il est temps de lancer le mode de comparaison de fichiers dans Microsoft Excel.

Pour ce faire, après avoir ouvert les deux fichiers, cliquez sur l’onglet Enquêtes d’Excel et appuyez sur le bouton Comparer les fichiers dans la section Comparer.

Dans la boîte qui s’affiche, utilisez le menu déroulant pour sélectionner les deux fichiers à comparer et appuyez sur le bouton Comparer.

Ce faisant, vous verrez apparaître un nouvel écran où les différentes données des deux feuilles de calcul seront comparées.

Analyse des résultats

Après avoir activé la comparaison de fichiers dans Excel, les cellules qui ont subi des changements seront colorées pour vous montrer visuellement ces changements.

Les cellules seront colorées différemment en fonction du type de changement qui s’est produit.

Dans la zone inférieure gauche, il y a une légende qui explique la signification de chaque coloration.

En cochant une couleur, si l’outil de comparaison constate qu’un changement spécifique s’est produit, la cellule avec cette couleur sera affichée.

Par exemple, si vous activez la case Valeurs saisies, vous verrez apparaître en vert toutes les cellules dans lesquelles des valeurs ont été saisies manuellement et qui présentent des données différentes d’une feuille à l’autre.

Pour vous donner un autre exemple, la case Valeurs calculées met en évidence en bleu toutes les cellules où il y a un calcul automatique des données, pour lesquelles il y a des différences entre les deux feuilles.

Dans la zone inférieure, cependant, un résumé de toutes les variations qui ont été trouvées par l’outil de comparaison de Microsoft Excel est affiché.

En cliquant sur l’un des résultats, la cellule correspondante des deux feuilles sera mise en évidence dans la zone centrale de l’écran.

Dans la zone inférieure droite, à l’aide d’un graphique, vous pouvez visualiser la quantité de variation qui a été trouvée pour chaque type de comparaison. Si vous souhaitez exporter les résultats de la comparaison entre les deux fichiers, le bouton Exporter les résultats vous permet de télécharger un rapport au format Excel, dans lequel les variations des données trouvées seront indiquées sur chaque ligne.

Il existe également une version en ligne d’Excel qui fonctionne directement à partir du navigateur, mais elle ne comprend pas d’outils permettant de comparer deux classeurs.

Même chose, hélas, pour l’application mobile d’Excel pour Android et iOS (gratuite sur tous les appareils dont la taille est égale ou inférieure à 10,1″).

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