Penser en termes de la gestion des processus d’entreprise

La gestion du processus et la cuisson d’un plat ont beaucoup en commun. Il existe des points communs entre la gestion des processus d’entreprise et la préparation d’un repas. Découvrez quelques points essentiels sur la gestion des processus d’entreprise.

Chaque entrepreneur a des processus d’entreprise

Si vous avez faim et que vous prenez un bol, ajoutez de la farine, du lait, quelques œufs, une pincée de sel et mélangez bien ces ingrédients, vous obtenez une pâte à crêpes. Maintenant, faites chauffer une poêle, ajoutez un peu de graisse de friture et versez la pâte dans la poêle. Après un court temps de friture et un seul tour, votre crêpe est prête et vous pouvez l’apprécier. Si vous suivez la même procédure la prochaine fois que vous voudrez faire cuire une crêpe, votre crêpe aura une consistance similaire et aura probablement un goût très similaire mais des détails différents.

Cependant, si vous voulez que votre crêpe soit exactement la même à chaque fois, c’est-à-dire que la variation des résultats diminue sensiblement et se rapproche de zéro, vous devez alors noter votre recette de crêpe avec le poids et les mesures exactes des ingrédients et l’ordre dans lequel vous voulez préparer la crêpe et suivre cette recette exactement au moment où vous préparez la crêpe.

  • La gestion des processus d’entreprise en abrégé

Vous et vos employés accomplissez chaque jour certaines tâches pour répondre aux souhaits de vos clients. Si vous voulez que vos processus de travail dans votre entreprise artisanale aboutissent à un produit ou à une valeur ajoutée pour le client au bout du compte, vous devez placer certaines actions dans un ordre logique correct. Dans ce contexte, le terme “client” désigne à la fois les clients externes, c’est-à-dire les acheteurs de votre service commercial, et les clients internes, c’est-à-dire les acheteurs de produits intermédiaires et de pièces de rechange dans votre propre entreprise.

Que se passe-t-il si vous ne faites pas vos crêpes, mais que votre femme cuisine, que l’un de vos enfants fait sa première tentative de crêpe, ou que vous mangez des crêpes chez votre ami ou dans une auberge ?

Chaque crêpe a un goût différent

Ce n’est pas parce que des ingrédients fondamentalement différents ont été utilisés, mais plutôt parce que les quantités d’ingrédients peuvent varier légèrement, certains ajoutant du lait froid à la pâte et d’autres du lait chaud ou similaire. C’est donc beaucoup plus dans les détails de la préparation. Même si vous cuisinez toujours la même crêpe, son goût sera légèrement différent à chaque fois.

S’il est important pour vous, dans votre entreprise, que tous les employés qui exécutent un processus de travail produisent non seulement des résultats similaires, mais aussi exactement les résultats que vous avez spécifiés, vous devez alors noter les processus de travail dans l’ordre correct.

Vous devez les documenter

Et comme vous en êtes à la première étape de la gestion des processus, vous devez documenter vos flux de travail, c’est-à-dire vos processus commerciaux. Avec la documentation de vos processus comme première étape de la gestion des processus, vous avez déjà atteint un autre objectif très important. Vous pouvez déléguer l’exécution de ce processus à quelqu’un. Si vous avez écrit exactement comment le processus doit être mené, vous pouvez déléguer l’exécution de cette tâche à quelqu’un d’autre et obtenir le même résultat que si vous l’aviez fait vous-même.

Si ce n’est pas le cas, c’est-à-dire si le résultat du processus s’écarte de vos attentes, alors soit vous n’avez pas correctement documenté votre processus, soit votre employé n’a pas suivi la documentation comme ligne directrice.

Après avoir affiné la documentation du processus avec les employés, les résultats du processus sont immédiatement devenus sensiblement moins variables. Les processus documentés présentent toujours un avantage évident. Vous n’avez plus à réfléchir à ce qu’il faut faire, mais vous pouvez vous informer sur les doutes. Cela permet de gagner énormément de temps et donc de réduire les coûts dans votre entreprise.

Former la réflexion sur le processus

Vous rencontrez des processus partout aujourd’hui et le sujet n’est vraiment pas nouveau. La gestion des processus qui devient de plus en plus importante, surtout dans le monde des affaires est incontestée. Chaque entreprise et chaque organisation ferait bien d’examiner de près les processus d’affaires. Les fournisseurs de solutions logicielles pour la gestion des processus et les services de conseil ne se lassent pas de placer le sujet dans les entreprises et, surtout, dans la gestion. Bien évidemment, ces prestataires veulent gagner de l’argent. Mais vous avez également raison, la base et la condition préalable à la viabilité future des entreprises sont les processus d’entreprise très efficaces, rentables et à adapter en permanence aux changements constants du marché.

Bien entendu, toute personne qui travaille dans son emploi depuis un certain temps connaît les processus de travail quotidiens, hebdomadaires et aussi mensuels sur son lieu de travail. Il est très important de traiter intensivement les processus et leurs changements nécessaires à un stade précoce. Il est trop tard pour commencer tant que les processus dans l’entreprise ne fonctionnent pas. Classiquement, vous remarquez un goulot d’étranglement et tombez immédiatement dans l’agitation opérationnelle.